Como domesticar um escritório desorganizado

É importante que cada um de vocês perceba que a organização é um processo, e nunca é realmente "feito". Você pode criar um sistema que funcione para você agora, mas posso garantir que o sistema precisará ser ajustado periodicamente para continuar funcionando.

Além disso, é fundamental que você converse e concorde com a aparência do escritório - sua definição de organizado é, sem dúvida, diferente da dele. Crie também 'descrições de cargos' - comprometa-se mutuamente com o modo como cada um trabalhará para obter e manter o escritório organizado. "Entrarei em contato com você se você colocar tudo o que precisa ser arquivado em um só lugar" "Manterei essa área limpa se você manter essa área limpa"

Embora você possa não entender bem o trabalho dele para organizar suas partes e peças de tecnologia, você pode criar um sistema de arquivamento para seus livros e papéis. Dependendo do número de livros que ele possui, uma opção pode ser o código de cores dos livros e das estantes.

Categorize os livros por assunto e atribua uma cor à categoria. Compre pequenos pontos coloridos em qualquer loja de material de escritório, coloque o ponto na lombada do livro e coloque o mesmo ponto de cor na prateleira apropriada da estante. É simplesmente uma questão de combinar cores para colocar os livros na prateleira certa. Por exemplo, todos os XXX livros teriam um ponto azul e estariam na prateleira azul da estante.

O uso desse sistema não apenas facilita a arrumação dos livros que ele possui atualmente, mas também informa onde colocar os novos livros que compra. Crie e publique uma legenda para saber qual cor é igual a qual categoria e você não precisa se lembrar.

Para os documentos de seu escritório, comece com duas categorias simples, Ação e Referência. Crie uma área para Referência a ser arquivada: uma bandeja, uma lixeira, uma caixa, a tampa de uma caixa, uma cesta, etc. para que ele possa soltar os papéis que precisam ser arquivados naquele contêiner e você pode arquivá-los para ele. Você provavelmente terá que trabalhar juntos no começo para criar os arquivos de referência, especialmente se você não entender o trabalho dele. Certifique-se de começar com categorias amplas como nomes de arquivo, mas fique longe de Diversos, Referência, etc.

Lembre-se também de criar as categorias com base em como as informações serão usadas e não de onde vieram. Nomes de arquivos como "E-mails", "Sites" e "Artigos" são inúteis; eles não informam o que há no arquivo, apenas informam de onde as informações vieram. Seus arquivos de ação devem ser mantidos próximos a ele, para que sejam facilmente acessíveis enquanto ele trabalha.

Se ele não tiver gavetas em sua mesa para colocar os arquivos, compre um pequeno armário que ele pode ficar perto de sua mesa ou obter um classificador de mesa para manter seus arquivos atuais em sua mesa. Se os projetos dele não se prestam a arquivos, você pode ver um classificador de literatura, que é uma série de 'cubbies', nos quais ele pode armazenar seus projetos de maneira confortável e organizada. Eles vêm em vários tamanhos e podem ser facilmente encontrados em lojas de material de escritório e catálogos.

Atualizado em 18 de junho de 2009