Caro treinador organizador: Como posso me manter em cima de todas essas pilhas?

Q: "Qual é a melhor maneira de organizar papéis e notas?" - Mãe de Boston

Q: “Precisamos de estratégias para organizar e processar todo tipo de papel. Contas, solicitações de caridade, documentos de seguro, documentos financeiros... ” Margo

Q: “A cada semana, uma pilha de papel e outros itens com cerca de quinze centímetros de altura se acumulam na minha mesa da cozinha. Sou mãe de quatro filhos ocupada, com dois cachorros, estou na pós-graduação e ensino em um programa depois da escola um dia por semana. Eu tenho dois filhos (9 e 13) com TDAH e fui diagnosticado recentemente. Faço muitas coisas como ordenar correio na lixeira, pagar contas imediatamente, editar e distribuir coisas. Eu mantenho um diário de bala, que é uma ferramenta incrível para manter a agenda de mim e de toda a família organizada. Então, sobre essa pilha... Se eu não a arrumar no final de semana, ela se move para o chão da sala e, a partir daí, se não for arrumada, geralmente acaba em uma bolsa enfiada em algum lugar quando a empresa chega. Somos seis pessoas vivendo em um 1.600 sq. ft. casa organizada, mas cheia. Tentei classificadores, fólios, caixas, cestas - nada disso funcionou para domar a pilha. É terrível precisar encontrar algo e não saber onde está. Tem que haver uma maneira melhor. ”

—Bklynebeth

Q: "Preciso de bons sistemas para lidar com (1) papelada (2) listas de tarefas e (3) uma programação diária e semanal para mim e meus filhos." - SDTwinMom

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Olá mãe de Boston, Margo, Bklynebeth e SDTwinMom:

Ah, o papelada temida. Apenas não para de empilhar, certo? Parece que você precisa de um colete salva-vidas apenas para não se afogar. Espere! Estou aqui para resgatar você.

A chave para permanecer no topo da papelada é criar sistemas fáceis e eficientes que funcionam para cérebros com transtorno de déficit de atenção (TDAH ou ADICIONAR). Como você sabe o que funciona? Comece fazendo as seguintes perguntas:

• Sou um arquivador ou empilhador?
• Revelador ou corretivo?
• Preciso ver as coisas para lembrar que elas existem?
• Eu gosto de coisas codificadas por cores?
• Onde tenho amplo espaço para armazenar arquivos e papéis?
• Outros precisam acessar esses documentos?

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Ao fazer essas perguntas, os sistemas se formarão naturalmente. E o melhor método é aquele que você pode configurar, manter e acessar confortavelmente. Aqui estão algumas estratégias para você começar:

1. Pense no passado / presente / futuro ao organizar e arquivar documentos.

• PAST representa documentos que você precisa manter, mas não precisa acessar regularmente. Pense em impostos, apólices de seguro, documentos antigos de seguro de saúde. Estes podem ser armazenados em armários de arquivo, caixas ou até pastas e colocados em armazenamento.
• PRESENT é o que você precisa e usa AGORA. Contas atuais, informações médicas e planos de viagem se enquadram nessa categoria. Esses itens precisam estar em seus “imóveis de primeira linha”. Arquivos da área de trabalho em sua mesa de escritório em casa, cestas no balcão da cozinha ou até mesmo um carrinho de rolagem que você pode mover de uma sala para outra.
• O FUTURE consiste em documentos que você eventualmente acessará, mas não no momento (planos de viagens futuras, planos de reforma de residências etc.). Armazene aqueles onde eles são facilmente acessíveis. Eu gosto de criar aglutinantes com mangas de plástico transparente para guardar meus materiais futuros.

2. Use seu espaço aéreo.
É literalmente minha maneira favorita de organizar trabalhos. Pendure os porta-revistas ou prenda arquivos na parede para organizar correspondências e outros documentos de maneira eficiente. O uso do espaço aéreo ajuda a manter visíveis e importantes os papéis importantes. Rotule os arquivos suspensos para tornar a organização rápida e simples. Ou use seu espaço na parede para criar um centro de mensagens. Use quadros magnéticos, cortiça, quadros de apagamento a seco, para reter os papéis que você precisa acessar rapidamente, manter à vista as listas de tarefas e os horários da família facilmente acessíveis.

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3. Em caso de dúvida, jogue fora.
Estou com um pouco de coração frio quando se trata disso. Mas antes que QUALQUER papel entre em minha casa, ele é classificado sobre a lixeira ou o triturador. A maioria dos papéis não é pessoal, portanto não os trate como tal. Faça cortes duros e livre-se do que não precisa antes que ocupe espaço em sua casa.

4. Vá sem papel o máximo que puder.
Pague suas contas on-line, digitalize recibos e inscreva-se em um programa de aplicativo móvel que armazenará todos os seus registros médicos. Crie pastas no seu computador da mesma maneira que faria com seu gabinete de arquivos. De qualquer forma, você pode pensar em reduzir a entrada de papel, eliminando o estresse e sobrecarregando.

5. Um dentro, um fora.
Esta regra se aplica a TUDO que possuímos (sim, até papel), especialmente se moramos em espaços pequenos. Blylynebeth, você mencionou uma pilha detalhada de coisas que vão da sua cozinha à sala de estar e a um saco de papel. Uma mulher sábia disse uma vez que a desordem está atrasando a tomada de decisão. Eu gosto de dar um passo adiante e perguntar se você tem espaço para tudo o que deseja manter? E se sim, tudo tem uma casa específica para você saber para onde tudo vai? Uma vez que designamos casas para todas as nossas coisas, a manutenção de nossos sistemas de organização segue naturalmente.

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* BOSTONMOM, você também perguntou sobre idéias para criar sistemas de lição de casa para a sua quinta série. Confira a coluna que escrevi sobre esse tópico exato aqui. E se você quiser ainda mais informações, acesse o meu site em orderoochaos.com.

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O guru da organização Leslie Josel, da Order Out of Chaos, responderá a perguntas de ADDitude leitores sobre tudo, desde a bagunça de papel aos quartos das zonas de desastre e desde o domínio das listas de tarefas até chegar sempre na hora certa.

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Atualizado em 20 de setembro de 2018