Como obter um avanço na temporada de impostos

A manutenção ordenada de registros pode não ser o projeto mais interessante para um adulto com déficit de atenção transtorno de hiperatividade (TDAH), mas aprendi, através de experiências difíceis, que é preciso feito. Com o tempo dos impostos em mãos, é ainda mais importante do que nunca obter uma vantagem inicial nos registros pessoais.

Aqui está o meu método para lidar com arquivos financeiros.

Eu uso doze pastas, uma para cada mês. A pasta de dezembro está vermelha. Depois que as contas de janeiro foram pagas, puxo o conteúdo das outras 11 pastas e as organizo juntos de acordo com o cronograma de impostos para o qual são solicitados e, em seguida, coloque-os no pasta. Quando estou pronto para iniciar as declarações fiscais, tudo está exatamente onde precisa estar - em um só lugar e com acesso fácil.

Eu mantenho uma cópia da declaração de imposto do ano anterior com a pasta de dezembro para que eu possa me referir a ela ao preparar as declarações de imposto do ano seguinte. A cópia e os documentos de "prova" são mantidos em um arquivo com duas gavetas que é a base sob a estante de livros de um advogado.

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Documentos Críticos

Para os outros documentos que preciso manter, crio pastas marcadas por categoria. Colocamos documentos confidenciais (escrituras, certidões de nascimento e casamento, certificados de ações, títulos etc.) em um cofre assim que são recebidos. É difícil acreditar no aborrecimento envolvido quando um vínculo é perdido. Embora os originais residam no cofre, mantenho cópias dos títulos em um fichário de notebook (em protetores de folhas com uma abertura superior). As apólices de seguro originais também estão em segurança, mas cópias das páginas de declarações são mantidas no caderno.

Como tenho três seguradoras médicas, tenho uma pasta Pendaflex com "Medical" na guia que contém três pastas de arquivos, uma para cada operadora. Quando as reclamações são processadas e o saldo devido (se houver) foi pago, copio a fatura final e a anexo ao formulário de benefícios. A conta médica original é colocada na pasta do mês em que foi paga.

As garantias de aparelhos e equipamentos são mantidas em outro notebook. Quando um aparelho é removido da casa, os documentos de garantia acompanham-no. Se o item for entregue, o novo proprietário desejará informações sobre peças de reposição, certo?

As pastas do projeto são rotuladas e colocadas em pastas suspensas no gabinete de arquivos. Eles são arquivados nas pastas mensais para facilitar o acesso. No momento, eles incluem minha igreja, o centro sênior local, auxiliar dos bombeiros, clube feminino e meus projetos pessoais. Como temos animais de estimação, mantemos sua inoculação e outros registros em uma pasta chamada "Animais de estimação".

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Projetos para os quais precisarei de mais informações, como protestar contra uma lei, são mantidos na pasta “Pendente” na frente da caixa do arquivo. Coloco uma nota sobre o acompanhamento no meu cronômetro.

Uma pasta "O que minha família deve saber" é mantida na frente da caixa do arquivo. Ele contém uma lista completa da localização das vontades, apólices de seguro e outras que podem ser necessárias se algo acontecer com meu marido ou comigo.

Código de cores

Procurei um sistema que funcionasse facilmente, exigisse pouca manutenção e poderia ser usado por meu marido se eu não estivesse aqui para lidar com isso. Minha “Caixa de Arquivos” é uma daquelas caixas de leite de plástico que podem ser encontradas no Wal-Mart ou na Kmart. O meu está configurado para pendurar pastas.

Eu faço o pagamento de contas, preparação de impostos e gerenciamento de contas para clientes, para que cada cliente tenha uma configuração de arquivo como a minha, mas dois ou três registros de clientes são mantidos em cada caixa de leite. Minhas pastas suspensas e inserções de pasta de arquivos são amarelas. As pastas suspensas de cada cliente têm cores correspondentes. Qualquer coisa incorreta é identificada imediatamente e a pasta pode ser movida para seu local. No momento, incluindo minhas pastas pessoais e os registros de meus clientes, estou usando quatro caixas de leite. Meu marido construiu uma cobertura rolante que se estende pela parte superior, para que eu tenha uma superfície de trabalho adicional no escritório. Rolo para fora do caminho quando preciso acessar os caixotes, que ficam no chão.

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Que tipo de recompensa você pode dar a si mesmo por concluir esse processo? (Tratei-me de um novo programa de software.) Sim, você está subornando-se para fazer algo que precisa ser feito de qualquer maneira, mas nós com TDAH muitas vezes pode se concentrar melhor quando há uma "cenoura no final do bastão". Sugiro que este artigo seja publicado em "Deve ser feito" Lista.

Atualizado em 6 de março de 2018