Comunicação no local de trabalho: uma folha de dicas sobre TDAH

Espalhe a palavra: habilidades de comunicação eficazes são fundamentais em qualquer carreira. Independentemente do setor ou função de trabalho, saber como transmitir sua mensagem ajudará você a obter o resultado desejado.

Desde escrever e-mails até conduzir reuniões, concentre-se em comunicação no local de trabalho com essas dicas.

Como se comunicar de forma eficaz no trabalho

1. Qual é a sua mensagem?

• Antes de discutir ou se encontrar, pense. Quem é o seu público? O que você quer que seu público tire? Você quer atualizar seu público sobre o status de um projeto? Você precisa notificá-los sobre uma mudança ou um problema?
• Identifique uma chamada para ação. Você quer que seu público faça algo com as informações que você forneceu. Caso contrário, por que você está se comunicando? Exemplos de palavras e frases de apelo à ação incluem o seguinte: revisão; fornecer entrada; aprovar; tomar uma decisão; plano; e criar.
• O que seu público precisa saber para agir de acordo com sua chamada à ação? Se você é culpado de diarreia verbal, planeje, refine e ensaie sua mensagem. Evite repetir informações que seu público já conhece.
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• Qual é a melhor maneira de comunicar sua mensagem? Um encontro? Um email? Um telefonema rápido?

2. Entregue a mensagem

Dicas para escrever e-mails

Clareza e concisão são a chave para e-mails eficazes. Nesta era de sobrecarga de informações, as pessoas não vão procurar sua mensagem.

• Escreva uma linha de assunto clara que inclua o seguinte:
  • o sujeito
  • [CHAMADA PARA AÇÃO], se houver
  • prazo, se houver
  • Aqui está um exemplo de linha de assunto: [DECISÃO REQ'D] Decisão do Fornecedor do Projeto ABC até novembro 16, 14h ET
• Exponha as informações de forma sucinta no corpo do e-mail.
  • Comece com a chamada para ação. Escrever, "Estou enviando isso porque precisamos tomar uma decisão sobre [x] até [tempo].”
  • Forneça apenas informações relevantes. Não mais do que cinco frases é a regra de ouro. Claro, o comprimento dependerá do assunto.
• Torne seu e-mail escaneável.
  • Assuma que os leitores vão passar os olhos pela sua mensagem. Os marcadores ajudam a orientar o leitor e incentivam a brevidade de sua parte.
  • Use subtítulos para agrupar informações.
  • Destaque, negrito e/ou sublinhe o texto essencial.
  • Use espaçamento para quebrar blocos de texto.
  • Quando aplicável, forneça as opções e as próximas etapas de forma numerada.

3. Executar Reuniões Eficazes

• Crie e selecione as melhores condições para promover o foco.
  • Elimine todos os possíveis distrações. Evite se encontrar em um café movimentado ou mesmo em um canto movimentado do escritório, por exemplo, se os ruídos o distraírem.
  • Planeje um encontro quando estiver calmo e alerta. Não se encontre durante a parte mais estressante do seu dia ou quando estiver cansado e perdendo o foco.
• Prepare uma agenda cronometrada para manter a reunião no caminho certo e seguir em frente.
  • Inclua informações relevantes e úteis em sua agenda. Traga documentos comprobatórios, se necessário. Copie os participantes nas informações se for uma reunião grande.
• Planeje fazer anotações.
  • Grave a sessão para facilitar a consulta. Você pode criar uma transcrição a partir do arquivo de áudio, embora muitas ferramentas hoje permitam a geração da transcrição em tempo real enquanto a gravação está em andamento.

[Leia: Como se dar bem com grupos de trabalho]

• Conduza a reunião com a chamada à ação e o “porquê”.
  • Prepare-se com uma lista de possíveis soluções para atingir a chamada à ação.
• Planeje perguntas e objeções.
  • Espere preocupações. Pense proativamente em resoluções. Considere extrair mais dados, fornecendo projetos atualizados prazos, abordando as medidas tomadas para evitar problemas, etc.
  • Ser curioso sobre as perspectivas e motivações dos outros. Ouça suas palavras; não use seu tempo de fala para pensar em uma resposta. Peça ao palestrante para compartilhar exemplos específicos, se você precisar deles.
  • Dê a si mesmo tempo para responder a perguntas difíceis. Se você luta para expressar seus pensamentos no momento, diga: "Este é um bom ponto. Posso ter algum tempo para pensar sobre isso e voltar para você? Pausa é bom; é muito melhor do que deixar escapar uma resposta e mostra à outra pessoa que você se importa o suficiente para desenvolver uma resposta completa.
  • Paráfrase para mostrar à outra pessoa que você entende o que ela está dizendo. Dizer, “O que eu entendo do que você disse é [x]. Está correto?
• Planeje como você lidará com as emoções negativas.
  • Use scripts para pausar a ação. Dizer, "Eu preciso de um momento. Podemos fazer uma pausa de 5 minutos para nos recompormos?”
  • Pratique exercícios respiratórios simples. Mesmo algumas respirações profundas são suficientes para trazer calma.
  • Mantenha uma lista de afirmações positivas para dizer a si mesmo no momento. Dizer, “Eu me concentro em soluções e não em problemas.” e “Estou no controle das minhas emoções. Eu escolho responder com graça.”
• Registrar decisões e resultados. Reafirme os próximos passos, responsabilidades, prazos e outras informações importantes que vieram de sua reunião.

Comunicação no local de trabalho com TDAH: próximas etapas

• Download grátis: 10 regras para produtividade à prova de TDAH no trabalho
• Ler: Onde o foco, a fadiga e a inquietação se encontram
• Blogue: “Eu exagerei dizendo aos meus novos colegas de trabalho que eu costumo compartilhar demais?”

O conteúdo deste artigo foi derivado, em parte, do webinar ADDitude ADHD Experts intitulado “GTD @ Trabalho com TDAH: como definir expectativas, cumprir prazos e aumentar a produtividade” [Video Replay & Podcast #431] com Linda Walker, PCC, que foi ao ar em 15 de novembro de 2022.

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