Gerencie as expectativas no trabalho: dicas de produtividade para o TDAH

Se existe uma fórmula para descobrir o quanto você pode fazer em um único dia de trabalho, os cérebros com TDAH não a conhecem. A estimativa de tempo nos escapa, tornando impossível gerenciar as expectativas no trabalho. Como você pode assumir novos projetos quando não consegue entender todas as implicações?

Gerenciando as expectativas no trabalho é um malabarismo. Requer planejamento, priorização, comunicação e outras habilidades que já são desafiadoras por conta própria para muitos indivíduos com TDAH.

Você já está se sentindo sobrecarregado no trabalho? Ou você está se sentindo inspirado para assumir mais? De qualquer forma, este guia ajudará você a entender, definir e atender às expectativas no trabalho do início ao fim.

1. Determinar e Esclarecer Expectativas

Muitos de nós chegamos ao trabalho com apenas uma vaga noção do que se espera de nós. É aqui que começam os problemas em torno de fazer as coisas.

• Verifique novamente sua compreensão das expectativas para tarefas que você deve executar - independentemente de quanto tempo você esteja em uma função. Ao preparar suas perguntas, pense nas áreas cinzentas do seu trabalho. Eles são onde você tende a ter problemas.
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• Se lhe oferecerem um novo projeto, não o aceite imediatamente. Prepare uma lista de perguntas sobre os requisitos desse projeto. Qual é a linha do tempo? Que resultados são esperados? Livre-se de qualquer incerteza antes de dizer sim. Se você for solicitado a fazer uma apresentação, por exemplo, pergunte sobre o formato e duração desejados. Você também deve perguntar sobre qualquer procedimento que deva seguir (como modelos, logotipos, fontes) e sobre tópicos, prazos de rascunhos e assim por diante. Salve essas perguntas como um modelo para projetos futuros.
• Desenvolva um sistema para documentar as expectativas. Salve e arquive-os para que você possa consultá-los (sem depender da memória). Não espere ou confie nas anotações da reunião de outra pessoa.
• Use este script prático para garantir que você acertou as expectativas: O que você quer que eu prepare para você é [serviço/produto/resultado] com os seguintes [parâmetros] até [prazo]. Isso está correto?

2. Revise e negocie as expectativas

Como as expectativas em torno de seu projeto em potencial se encaixam em sua carga de trabalho atual? Descobrir isso levará tempo e reflexão.

• Antes de dizer sim, ganhe tempo para pensar. Use um script como, “Deixe-me verificar meus projetos antes de me comprometer com isso. Quero ter certeza de cumprir seus cronogramas. Certifique-se de incluir um período de tempo razoável no qual você fará o acompanhamento.
• Marque uma reunião consigo mesmo para revisar o projeto. Reserve tempo suficiente para comparar seus requisitos em relação aos seus projetos atuais. Trace provisoriamente os marcos do novo projeto em seu calendário.
• Triplique suas estimativas se você nunca fez um projeto semelhante e não tem ideia de quanto tempo suas tarefas levarão para serem concluídas.
• Negociar novos prazos. Assumir o novo projeto pode significar repriorizar seus projetos atuais. Esteja preparado para negociar cronogramas alternativos para esses projetos também. Se houver algum evento que possa afetar a capacidade de entrega nos projetos novos ou existentes, digamos, “Acho que os cronogramas ficarão bem, desde que [o evento] não aconteça. E se acontecer, eu vou deixar você saber.

[Obtenha este download gratuito: Como gerenciar seu tempo no trabalho]

3. Atender Expectativas e Prazos

Mesmo com as expectativas mais claras, as coisas podem se complicar na execução. Procrastinação, distrações e/ou disfunção executiva tudo pode atrapalhar.

Criar um plano de trabalho

• Identifique até três tarefas significativas a serem realizadas por projeto por semana. Não se preocupe em identificar todas as tarefas do projeto para as próximas semanas. Isso consumirá muito tempo e as tarefas provavelmente mudarão.
• Programe as tarefas da semana em seu calendário. Com o timeboxing, você obtém uma quantidade específica de tempo para trabalhar em uma tarefa. Você passa para o próximo item assim que o tempo acabar, mesmo que não tenha terminado. Essa estratégia garante o progresso. Também ajuda a evitar pensar demais em seu trabalho e procrastinar. Ao definir o tempo, considere o tempo de transição e buffer para gerenciar o inesperado.
  • Como começar com o timeboxing: Desenvolva estimativas de tempo com base em seus padrões de trabalho atuais. Em seguida, cronometre-se e compare suas estimativas com a realidade. Mesmo que você perceba que precisa de uma hora extra para uma tarefa, não continue trabalhando nela após o horário programado. Você vai permitir essa hora extra ao agendar tarefas para a semana seguinte.
• Conta para o seu padrões de energia e a natureza das tarefas enquanto organiza seu calendário. Se você estiver mais alerta pela manhã, por exemplo, agende suas tarefas difíceis e de reflexão profunda para essa hora do dia. Algumas tarefas são mais difíceis do que outras porque exigem foco ou porque você não gosta delas. Antes de iniciar uma tarefa desafiadora, faça uma tarefa curta e fácil para estimular seu cérebro.

Crie Zonas Livres de Interrupções

• Eliminar distrações da sua área de trabalho. Livre-se da escrivaninha desordem e materiais para prioridades concorrentes.
• Evitar interrupções. Anuncie tempo ininterrupto mostrando-se como “ocupado” em seu calendário de trabalho. Dê um aviso amigável, mas firme. Dizer, “A partir [do prazo], preciso trabalhar ininterruptamente. Por favor, volte/ligue mais tarde. Se você precisar entrar em contato comigo, envie-me um e-mail.
• Prepare um roteiro para lidar com as interrupções. Dizer, “Eu adoraria falar com você agora, mas estou focado neste projeto e não quero perder meu fluxo. Que tal conversarmos no [novo horário]?”
• Não mude de marcha. Se a inspiração surgir no meio de uma tarefa, escreva seus pensamentos em um documento abrangente. Em seguida, volte para a tarefa em questão.

Mantenha o ímpeto

• Injetar interesse, novidade, competição e/ou urgência na tarefa. A novidade, por exemplo, pode ser uma mudança temporária no seu ambiente de trabalho.
• corpo duplo. Trabalhar na presença de outras pessoas ao vivo ou virtual (ou seja, duplicação do corpo) é uma ferramenta eficaz para muitas pessoas com TDAH.
• Diminuir fadiga de decisão mantendo rotinas e hábitos. Em vez de se perguntar quando verificar seus e-mails, comprometa-se a fazê-lo às 9h, 12h e 16h.
• Pratique extremo autocuidados e gerenciamento de estresse. Você é tão produtivo quanto seu cérebro permite que você seja.

[Leia: Acomodações de TDAH DIY para o seu trabalho das 9 às 5]

Comunique o progresso

• Planeje check-ins regulares. Compartilhe o status do seu projeto com seu supervisor, cliente ou colegas.
• Relatório. No final de cada semana, envie por e-mail uma lista com marcadores do status do projeto. Compartilhe o que foi feito, as próximas etapas e quaisquer obstáculos que você encontrou (junto com soluções e planos de contingência).

Busque a Excelência, Não a Perfeição

• Execute apenas para o padrão aceito. Faça apenas o que lhe for pedido. Isso não significa que você entrega um trabalho desleixado e de má qualidade. A perfeição não é real, e lutar por ela só vai consumir tempo, distorcer as expectativas e reduzir a produtividade.

Gerenciando Expectativas no Trabalho: Próximas Etapas

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• Ler:Uma folha de dicas de TDAH para uma comunicação eficaz no local de trabalho
• Ler:Conselhos populares de produtividade que torpedeiam o cérebro com TDAH

O conteúdo deste artigo foi derivado, em parte, do webinar ADDitude ADHD Experts intitulado “GTD @ Trabalho com TDAH: como definir expectativas, cumprir prazos e aumentar a produtividade” [Video Replay & Podcast #431] com Linda Walker, PCC, que foi ao ar em 15 de novembro de 2022.

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