Contas, contas, contas: Como combater a desordem de papel
Como muitos de meus clientes com transtorno de déficit de atenção e hiperatividade (TDAH), Sheila parece não conseguir se organizar e acompanhá-la bagunça de papel em casa e no trabalho.
OK, isso é o mínimo; o apartamento dela é uma caixa de entrada gigante, cheia de cartas, artigos, contas e recibos.
"Aqui está a coisa", diz Sheila. "Se eu recortar um artigo interessante da revista - e todos são interessantes para mim - ou receber uma solicitação tentadora de cartão de crédito, está aqui para ficar. Não posso agir imediatamente, então deixo de lado, para tê-lo quando descobrir o que fazer com ele. ”
A cada mês, a família média dos EUA recebe 80 peças de lixo eletrônico, três revistas, seis catálogos e 10 solicitações de cartão de crédito. E isso é apenas correio tradicional. Quando você adiciona recibos, artigos recortados de revistas e caixas eletrônicos, não é de admirar que as pilhas de papel sejam tão comuns em nossas casas quanto os móveis (e às vezes estamos a mobília).
Barbara Hemphill, uma adulta com TDAH e autora de
Domar o tigre de papel[Ataque das pilhas de papel!]
Talvez os filhos de nossos filhos tenham seu material de leitura armazenado em um nanocomputador do tamanho de umbigo. Por enquanto, estamos presos com papel.
Documentos representam ações
Qual é a solução para o seu problema de papel? Pare de tratar cada pedaço de papel em sua casa como algo sem vida. Em vez disso, veja cada uma como uma ação a ser tomada.
Digamos que você esteja cavando debaixo de pilhas de papel. Classifique tudo em três categorias. Os papéis "atirar" são descartados. Os documentos de "arquivo" são arquivados. Os papéis que requerem mais ação diferenciada vão para a sua pilha de "Ações"; Estou falando sobre qualquer coisa que exija uma ligação telefônica ou um e-mail, que deva ser dada a alguém caso contrário, isso requer fax, que requer uma assinatura, que pertence a um projeto em andamento e assim por diante.
Classifique rapidamente e não se agonize com suas decisões. Peça a um amigo ou membro da família que seja seu “corpo duplo”, trabalhando ao seu lado e refletindo suas ações. Ou, como Sheila, você pode contratar um organizador profissional.
Recentemente, passei quatro horas ajudando Sheila a organizar seus papéis. Ela não teve problemas para descobrir quais papéis eram Lance, Arquivo ou Ação. O único desafio era descobrir o que fazer com os papéis que acabavam na pilha de ação. Bem, como disse a Sheila, também tenho um sistema para isso. Chama-se Paper-Action-Next Encounter, ou PANEC.
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Enfrentando sua pilha de "ação"
A idéia do PANEC é pegar cada pedaço de papel na pilha de ações e escrever nela a próxima ação necessária. Não é a ação final, lembre-se, ou todas as ações a serem executadas. Apenas a próxima ação, descrita com palavras e frases que chamam a atenção. Mova cada documento de ação anotado para um local que você acha que solicitará que você realmente conclua a ação.
Como a maioria dos meus clientes, Sheila recebeu o PANEC imediatamente. Em uma página extraída de um catálogo, ela escreveu “Encomendar até 1º de junho”. Em uma oferta de cartão de crédito, ela escreveu "Aplique ou morra." Ela colocou os dois papéis em sua mesa, porque é onde ela cuida das questões financeiras. Atividades. Cupons de supermercado? Ela os colou na geladeira. Ela escreveu "Give to Bobby". Em um artigo sobre carros híbridos e o colocou no tênis de seu filho (o único lugar que ele certamente verá). E ela gravou um aplicativo que precisa preencher no espelho do banheiro, para vê-lo todas as manhãs até terminar.
Sheila pega cerca de 20 papéis de ação de cada vez e os distribui pela casa para os locais do Next Encounter. Ela diz que isso torna o processo menos monótono e ajuda a dissipar a energia reprimida. Você pode preferir fazer as coisas de maneira um pouco diferente. Tudo bem, desde que você mantenha a ideia básica.
O PANEC trabalha para pessoas com TDAH porque reduz a incerteza sobre o que fazer com cada papel. Tudo é Lance, Arquivo ou Ação. Apenas certifique-se de não trocar os papéis sem parar. Se você mover um documento mais de duas vezes, sua frase de chamariz provavelmente não será específica o suficiente - ou talvez você precise de mais informações para decidir qual ação executar.
Dependendo de quantos papéis você tiver, desenterrar pode levar uma manhã ou vários dias. Depois que o sistema de manuseio de papel estiver instalado, você poderá reduzir ao máximo a desordem do papel. Que doce alívio!
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Organize-se: Arquivo "Emocional"
Coloque um pedaço de papel em uma pasta, anote um nome na guia e tire-o da vista? Encare isso, o registro é tão chato que você provavelmente fará quase tudo para evitá-lo. Quando você arquiva algo, pode ter problemas para recuperá-lo mais tarde. Você registrou o título no seu carro em Carro? Auto? Ford Taurus? Que pesadelo!
É melhor deixar seu sistema de arquivamento refletir como você se lembra das coisas. "Nunca esqueço que os registros de imunização de meus filhos estão arquivados em 'SHOTS' ', diz minha cliente, Marcia. "Eu costumava colocá-los sob o nome 'SAÚDE' ou de cada criança, mas 'TIRE' 'diz tudo."
Você também pode tentar usar Paper Tiger software. Ele permite que você crie várias palavras-chave para cada arquivo, não sendo necessário lembrar uma palavra específica.
Qualquer que seja o sistema de arquivamento usado, não seja um "infomaníaco". Imponha limites ao que você salvar.
Atualizado em 8 de março de 2019
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