Seja o Chefe: 9 Estratégias de Economia para Executivos de TDAH

Ami é gerente de desenvolvimento de negócios de uma instituição financeira. Ela gerencia 30 pessoas em filiais em três cidades. Sua agenda diária consiste em muitas reuniões com os clientes e em chamadas individuais e em conferência com as pessoas que se reportam a ela. Sua caixa de entrada de e-mail está sempre cheia, principalmente porque leva muito tempo para escrever respostas. Ela luta para concluir os relatórios a tempo. Ami enfatiza as avaliações de desempenho porque odeia dar feedback negativo aos funcionários.

Jim é gerente de projetos de uma grande empresa de construção. Ele coordena vários projetos e gerencia dezenas de pessoas. Metade do seu dia de trabalho consiste em planejar reuniões, a outra metade o vê bombardeado com telefonemas e e-mails que requerem sua atenção. Seu escritório está uma bagunça, o que torna mais desafiador acompanhar toda a documentação, registros e tarefas a serem concluídas. Apesar de trabalhar longas horas e levar o trabalho para casa nos fins de semana, ele não consegue se atualizar.

Jim e Ami são executivos de sucesso que são bons em seus empregos. Eles têm TDAH. Eles mal estão sozinhos. Existem milhares de adultos com TDAH em cargos executivos e gerenciais em todas as profissões. O desafio para Ami e Jim, e muitos outros em sua posição, é aprender a gerenciar bem o TDAH, para que seus trabalhos sejam menos estressantes e desgastantes. Abaixo estão algumas estratégias que eles acharam úteis.

1. Escreva sua própria descrição do trabalho

A maioria dos funcionários tem um trabalho claramente definido, com objetivos específicos e rotinas estruturadas. Geralmente não é esse o caso com cargos executivos, onde expectativas e responsabilidades são vagamente definidas e abertas. Se alguém não lhe deu uma descrição clara e estruturada do trabalho, escreva você mesmo.

Quais são as responsabilidades mais importantes do seu trabalho? Quanto tempo você precisa dedicar a cada um deles? Quando você aloca tempo para essas tarefas prioritárias em sua agenda e como equilibra sua agenda para garantir que as tarefas prioritárias sejam realizadas? Quais objetivos específicos de desempenho você se esforça para atingir e como monitora e avalia constantemente seu progresso?

É provável que um executivo não estruturado esteja em todo lugar, distraído com pequenas coisas e perdendo tempo. Um perigo adicional é que, sem expectativas realistas e limites saudáveis, o trabalho de um executivo pode facilmente dominar sua vida. Isso, como Jim descobriu, é uma receita para o esgotamento.

2. Faça do planejamento sua principal prioridade

Reserve um tempo para planejar, a longo prazo e a curto prazo, e pense sobre o que, o que e o quando de um projeto. O problema para muitos executivos com TDAH é que eles são apanhados a apagar incêndios e não levam tempo para olhar em frente e planejar com eficiência. O resultado a longo prazo é frequentemente um desastre.

Jim aprendeu que quanto mais eficaz ele se tornava no planejamento, menos incêndios ele tinha que apagar. “Minha tarefa mais importante como executivo não é apagar incêndios, mas evitar que os incêndios se acendam.” Básico a curto prazo tarefas, como reuniões, são agendadas em seu planejador, com avisos e lembretes enviados aos participantes por seu escritório assistente. Projetos de longo prazo e mais complexos são planejados em detalhes com a ajuda de um programa de software de gerenciamento de projetos, como o Microsoft Project.

3. Minimizar distrações

Quanto mais distraída uma pessoa é, e quanto mais detalhes ela precisa lidar, maior a necessidade de um ambiente de trabalho organizado. Crie uma missão contínua para eliminar e reduzir as distrações na sua mesa e no seu escritório.

Para Ami, o maior problema foi o fluxo de e-mails. Toda vez que ela parava para ler uma, ela explicava: “Eu passava um tempo terrível voltando aos trilhos.” A solução era dar ela mesma dedicou tempos de e-mail para ler e responder a e-mails e ignorá-los quando precisava se concentrar em outras tarefas.

O problema para Jim era que sua mesa ficava de frente para uma parede de vidro, que dava para o maior complexo de escritórios. A solução foi inverter a mesa, de modo a ficar de frente para uma parede opaca.

Um delegado executivo eficiente; um ineficiente não. Delegar bem exige que você seja claro sobre quais tarefas devem ser delegadas e quais não. Delegue tarefas que alguém possa fazer tão bem quanto você, para liberar tempo e energia para tarefas que exijam sua própria experiência. Seja sensível ao não delegar tarefas que um funcionário não possa gerenciar e receba feedback honesto se essas situações surgirem.

Delegar bem exige superar o seu orgulho. Jim não queria delegar porque "eu não queria parecer que estava me esquivando". Esse era um caso de trabalho mais árduo, mas mais burro. Jim descartou esse hábito.

4. Aprenda quando dizer "não"

Há duas razões principais pelas quais muitos executivos ficam sobrecarregados com seus empregos. Eles podem ser ineficientes; nesse caso, a solução é melhorar a produtividade por meio de estratégias de enfrentamento, como as mencionadas aqui. Uma segunda razão para se sentir sobrecarregado é trabalhar demais. A única solução para se comprometer demais é reduzir sua carga de trabalho. Se reduzir uma carga de trabalho não gerenciável não for uma opção - por exemplo, se um gerenciamento mais alto discordar - a solução a longo prazo pode ser: encontre outro emprego.

Um executivo eficaz deve sempre estar ciente do que é factível ou não, e assumir compromissos ou recusar solicitações de acordo. Um problema recorrente para Ami era que seu chefe pedia que ela resolvesse os problemas sem considerar os projetos atuais em sua mesa. Ela precisava, e eventualmente fez, tornar-se assertivo e dizer ao chefe, "Eu posso cuidar disso, ou eu posso cuidar disso, mas não posso fazer as duas coisas".

Outro problema eram muitas solicitações de pessoas que se reportam a ela para reagendar reuniões telefônicas ou outros eventos planejados. Isso estava jogando seu próprio horário no caos, e ela teve que dizer não a tais pedidos.

5. Seja bom, não perfeito

Depois de revisar, priorizar e planejar o seu dia, faça o possível para concluir as tarefas dentro dos prazos que você alocou para eles. Ami tinha a tendência de se perder em pequenos detalhes e reclamou: "Estou sempre tentando reorganizar as informações" para aperfeiçoar os relatórios ou e-mails. Dela perfeccionismo, juntamente com sua distração, diminuiu sua produtividade para a velocidade do melaço. Foi apenas forçando-se a parar no horário - acionando um alarme para avisá-la de que tinha 10 minutos restantes e, em seguida, encerrar a tarefa quando o tempo acabou - que ela era capaz de ficar em cima de seu peso pesado carga de trabalho.

6. Mantenha as reuniões curtas e focadas

Esteja você executando uma reunião interna ou externa, sempre prepare uma agenda concisa e cumpra-a. Isso não apenas ajuda a organizar as informações, como também economiza tempo para todos. Mantenha a reunião bem focada e no tópico, e leve a conversa de volta à agenda quando outras pessoas (ou você!) Saírem da pista.

7. Não agonize com as análises de desempenho

Muitos indivíduos com TDAH são agradadores de pessoas e sensíveis ao desconforto ou à dor de outras pessoas. O desconforto de Ami com as avaliações de desempenho veio de sua preocupação de que receber críticas construtivas deixa algumas pessoas desconfortáveis. Ela parou de procrastinar quando repensou uma avaliação de desempenho como uma oportunidade de ensino, não como um confronto. A avaliação tornou-se uma oportunidade de dizer a seus funcionários como ser mais eficaz em seus empregos.

8. Combustível

Quando você estiver tentado a trabalhar durante o almoço, não. Manter um nível saudável de açúcar no sangue é essencial para atenção e concentração. Além da nutrição, o curto período de tempo proporcionado pela pausa para o almoço ajuda a prevenir o cansaço mental à tarde.

9. Agendar tarefas de rotina

As tarefas mundanas são frequentemente evitadas ou esquecidas, a menos que se tornem hábitos. Rotineie responsabilidades contínuas implementando um procedimento que você segue em um cronograma definido. Entregue boletos de despesas ao meio-dia toda sexta-feira. Peça ao assistente do escritório para lembrá-lo se você esquecer ou procrastinar. Essa mudança ajudou Jim e Ami a ficar por dentro das coisas.

Atualizado em 16 de dezembro de 2019