Um escritório limpo em 120 minutos (ou menos!)

Problema na organização do leitor: "Minha mesa estava louca e bagunçada, e minha esposa e eu não podíamos trabalhar lá. Ficou tão ruim que tivemos que manter nossa filha pequena fora da sala, porque o material de escritório transbordava da mesa para o chão. Existem maneiras favoráveis ​​ao TDAH para organizar seu escritório?”

M, um web designer de sucesso com TDAH, lutou para desordem de controle em cima de sua mesa em seu escritório em casa. Ele trabalhava como freelancer em casa quando não trabalhava em período integral. M viu a área de trabalho como uma caixa de entrada multifuncional, empilhando itens - arquivos, CDs, cabos de computador, camisetas - uns sobre os outros.

O desafio da organização

M compartilha o espaço de trabalho com sua esposa organizada, J, que precisava trabalhar em casa. A desordem de M não deixou espaço para ela, e isso criou atrito entre o casal. J pediu ao marido que limpasse a bagunça há um ano e, embora eles não brigassem com a confusão, J estava chateado com a falta de progresso de M.

Quando perguntado como ele se sentia em relação à mesa, M disse: "É uma vergonha, e eu sei que devo fazer algo a respeito. Só não sei por onde começar. "

J procurou um organizador profissional para ajudar M. Ela queria abrir a sala reduzindo a desordem - e minimizar o atrito entre ela e o marido com TDAH.

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Em menos de duas horas, M, J e eu transformamos a mesa - e a sala. O casal ficou chocado com o pouco tempo que levou. M disse brincando: "Você salvou nosso casamento". J disse: "Você mudou nossa vida profissional".

Etapa 1: classifique rapidamente a desordem em quatro categorias: Manter, Lixeira / Reciclar, Destruir e Pertence a outros lugares.

Foram utilizadas três caixas de papelão (Keep, Shred, Belongs Elsewhere) e dois sacos de lixo (Trash and Recycle). Lixo / Reciclar e Destruir devem ser suas maiores pilhas. Eu chamo isso de "classificação rápida" porque tudo, exceto o lixo, será reorganizado, para que você possa tomar decisões rapidamente. (30 minutos)

Esta etapa permite que os adultos com TDAH ultrapassem o obstáculo de não saber por onde começar e o medo de jogar fora itens valiosos. Você sempre pode decidir mais tarde se deseja transferi-los para uma categoria diferente (de Pertence a outros lugares, por exemplo, a Manter). Se você não pode mantenha seu foco por 30 minutos, defina um cronômetro por períodos de trabalho de 10 minutos. Faça uma pequena pausa após cada período.

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Etapa 2: faça uma classificação detalhada dos itens na caixa Manter.

Acabamos com papéis, CDs, livros, equipamentos eletrônicos (acessórios e cabos de computador) e material de escritório em geral (canetas e clipes de papel). (10 minutos)

Etapa 3: comece com uma tarefa fácil, para evitar ficar sobrecarregado.

M e eu encontramos um lar para alguns itens da caixa Keep. Colocamos livros na estante e material de escritório nas gavetas da mesa. Em uma estante de livros, os itens são visíveis, mas não desordenados: você vê uma prateleira de livros, e não outros objetos, ao digitalizá-la.

As gavetas da mesa são complicadas para adultos com TDAH, que têm síndrome "fora da vista, fora da mente". A chave é armazenar um grampo de suprimentos, do mesmo tipo geral, em uma única gaveta. Eu tinha M loja de material de escritório usado frequentemente nas duas gavetas superiores e acessórios de computador usados ​​com menos frequência na gaveta inferior.

Para aumentar a confiança de M e J, pedi que eles fizessem outra tarefa fácil: colocar CDs (ou software de CD-ROM) em uma carteira de CD. A carteira cabe bem na estante, minimizando o espaço que uma coleção de CDs ocupa. Ele também agrupa itens semelhantes, para que M e J possam encontrá-los rapidamente. (7 minutos)

Etapa 4: coloque equipamentos eletrônicos usados ​​com pouca frequência em uma caixa de entrada antiga.

O arquivo Elfa Drawer de M, que ele usou como caixa de entrada, não estava ajudando a manter-se organizado. Ele empilhou mais coisas - e encontrou menos. Armazenamos itens (um mouse extra, cabos, hub USB e carregador de bateria) nele e o colocamos em um armário de escritório próximo. Adquirimos um porta-cartas para usar como caixa de entrada (consulte a Etapa 10). M comentou: "A sala já está menos cheia." (5 minutos)

Etapa 5: Arquive papéis em um kit de organização de arquivos como o FreedomFiler sistema.

Esse sistema de arquivamento multifuncional elimina a necessidade de passar por pilhas de papel para decidir o que guardar e o que jogar fora. O código de cores FreedomFiler permite saber quando você pode se livrar de um documento ou quando movê-lo para outra categoria. Você configura os arquivos uma vez - não é necessário rotulá-los novamente a cada ano. [A configuração inicial do sistema FreedomFiler pode levar até uma hora, embora a empresa também ofereça um kit pré-montado mais simples.] (20 minutos)

Etapa 6: Destruir itens na caixa Destruir.

Faça agora - não procrastinar e espere até amanhã! (20 minutos)

Etapa 7: Aborde a bagunça Lixeira / Reciclagem.

Se os adultos com TDAH não descartarem o lixo e reciclarem itens agora, eles ficarão lá por semanas! (2 minutos)

Etapa 8: realoque os itens da caixa Belongs Elsewhere para outras salas.

Você pode se jogar jogando fora mais coisas ao tentar encontrar um lar para tudo o que se acumulou na sua mesa. (15 minutos)

Etapa 9: configure uma nova caixa de entrada.

Usamos um organizador de mesa escalonado, com slots para e-mails recebidos, recibos para trabalho freelance e informações sobre escolas de pós-graduação. Os pequenos espaços de armazenamento impedir que os papéis se acumulem. O espaçamento vertical os mantinha à vista. (5 minutos)

Etapa 10: desenvolva novas rotinas.

M abre seu correio diariamente e o arquiva em seu arquivo de "caixa de entrada" (se requer ação) ou no kit de organização de arquivos. Antes de sair do escritório à noite, M limpa a mesa e guarda as coisas. Ele esvazia sua caixa de entrada semanalmente. Penduramos um quadro de mensagens de vidro sobre a mesa, onde anotações importantes e uma cópia de suas rotinas diárias estão à vista.

"Como encontramos um lar para toda a bagunça, minha esposa e eu começamos a respirar mais facilmente e nos darmos bem de novo", disse M. "É engraçado como a desordem pode afetar seu humor".

Caixas de papelão para banqueiros (US $ 22 por 4; staples.com) para classificação. Eles são resistentes - empilhados uns sobre os outros, podem suportar 550 libras - e são facilmente quebrados e remontados.

Triturador de microcortes de 15 folhas da Staples (US $ 250; staples.com) ajuda a lidar com pilhas que se acumulam; use uma programação semanal para triturar.

FreedomFiler (US $ 32; freedomfiler.com) para arquivamento de papel infalível. O produto vem com etiquetas com códigos de cores e instruções de instruções. Você fornece as pastas suspensas, bem como a gaveta ou caixa para armazenar os arquivos. Como alternativa, o Sistema Pronto ($ 140) vem completo com pastas, etiquetas e uma caixa na qual os arquivos são armazenados. Você pode expandir o sistema, se necessário.

Porta-cartas de malha de prata (US $ 5; containserstore.com) substitui uma caixa de entrada. Possui slots separados para notas, documentos e
listas - a malha transparente permite encontrar itens rapidamente.

Carteira CD de Capacidade Logic 92 de Capacidade (US $ 23; caselogic.com) Atire caixas de jóias e coloque a carteira do CD em uma estante, como um livro.

Quadro de mensagens em vidro (US $ 20; organizeliving.com) mantém listas de tarefas e informações importantes à vista.

Caixa de armazenamento para escritório Portofino (US $ 35; containserstore.com) é o tamanho perfeito para guardar cartas pessoais e outros itens especiais.

Arquivo Elfa Drawer (US $ 10; containserstore.com) Use-o para segurar cabos e eletrônicos extras.

[Como faço para arrumar no trabalho?]

Atualizado 6 de dezembro de 2018