38 aplicativos e complementos que transformaram minha produtividade

Os aplicativos podem sobrecarregar e estimular demais o cérebro de alguém com transtorno de déficit de atenção (TDAH ou ADICIONAR). Ao longo dos anos, eu pessoalmente baixei quase 1.000 aplicativos - e aprendi muito sobre a verdadeira produtividade pelo caminho. Aqui estão os aplicativos que encontraram um lugar permanente na minha caixa de ferramentas - e também por que, ao procurar o "aplicativo perfeito", você provavelmente está sendo muito duro consigo mesmo.

Quais são os limites de aplicativos?

Os aplicativos não são marcadores de prata. Não existe um aplicativo que resolva nossos desafios. Mas existem sites, como Se isto, então aquilo e Zapier que pode adicionar uma foto a uma pasta do Dropbox quando alguém me marcar no Facebook. Os aplicativos fazem algumas coisas mágicas, mas todo aplicativo, ferramenta e calendário exige que nos envolvamos com ele. Os aplicativos da lista de tarefas facilitam a captura de suas idéias e o compartilhamento da sua lista com sua família ou equipe. Você pode reorganizar os itens, colocá-los em colunas, codificá-los em cores, adicionar fotos e enviá-los por e-mail ou mensagem de texto. Mas nenhum aplicativo de lista de tarefas fará a tarefa para você.

Se você deseja aumentar sua produtividade, no início de cada dia, gaste pelo menos cinco minutos planejando seu dia. Revise e atualize seu plano cinco vezes ao longo do dia. Não importa qual ferramenta você usa. Você pode usar papel, um diário com marcadores, um quadro para apagar a seco ou um aplicativo. Planejar e revisar suas intenções sempre poupará tempo mais tarde.

Mesmo quando precisamos fazer algo que não é urgente, temos que capturar essa tarefa agora. Se você deseja obter mais resultados, continue analisando sua lista ao longo do dia. Precisamos aceitar o fato de que lutamos com o CRS - não consigo lembrar de coisas. Quando aceitamos esse fato, podemos criar um plano de ação para revisar nossos planos.

Olho meu calendário e minha lista de tarefas literalmente 30 vezes por dia. Minha agenda permanece aberta em uma das telas do meu computador. Deseja uma tela adicional para sua agenda? Você tem um tablet? Obtenha o aplicativo Dueto. Permite transformar seu tablet ou smartphone em um segundo ou terceiro monitor. Eu tenho quatro monitores.

[Você está perdendo tempo. Esses aplicativos podem ajudar.]

Você tem uma TV não utilizada? Você também pode transformar isso em um monitor. Você precisa de um cabo especial. Pesquise no Google seu modelo de TV e seu modelo de computador com o termo "segundo monitor". (Se você tem filhos, pergunte a eles.)

Quais aplicativos são melhores para gerenciar uma lista de tarefas?

Quando se trata de aplicativos da lista de tarefas, há muitas opções. A boa notícia, e talvez a má notícia, é que você pode usar quantas quiser. Troque todas as semanas ou todos os dias pelas tarefas diárias, se quiser. Se você quiser misturar onde está sua lista de tarefas para o dia ou a semana, vá em frente. Eu faço.

Como trabalho com uma equipe, que exige compartilhamento e delegação de tarefas, uso Asana. Eu o uso há mais de um ano. Eu não amo, mas funciona bem o suficiente. Com o Asana, você pode configurar seus projetos de duas maneiras - como uma lista com cabeçalhos ou quadros, às vezes chamados de quadros KanBan. Eu gosto de pranchas porque são mais visuais. Também gosto do fato de poder adicionar uma foto ao quadro e ter uma tarefa em mais de um projeto por vez. Se eu concluir em um lugar, isso será refletido em outros lugares.

Tenho vários conselhos de projetos diferentes em Asana e faço a maior parte do meu planejamento diário / semanal / mensal / trimestral e anual também. Meus projetos têm o ano em cada cabeçalho e cada coluna tem o seguinte cabeçalho: "Hoje", "Esta semana" "Próxima semana", "Este mês", "Próximo mês" e "Este trimestre". Pense nos itens de cada coluna como flexíveis. Eu movo as coisas para frente e para trás o tempo todo. Com essa configuração, posso ver as árvores e a floresta ao mesmo tempo. E, como no meu calendário, reviso e atualizo o Asana várias vezes ao dia.

[Como um personal trainer para o seu cérebro]

Outra ferramenta, semelhante ao Asana, é Trello, que permite que as placas interajam. Essas interfaces são como cartões digitais que você pode mover entre colunas. Você não pode errar com nenhum deles. Lembre-se, porém, você precisa fazer a tarefa.

Quais aplicativos de calendário funcionam para o cérebro com TDAH?

Não importa se sua agenda está online ou no papel. O que importa é que você o use, leve com você e observe todos os dias. Mantenha-o fora e mantenha-o aberto. Seu calendário é seu amigo.

Sou um usuário avançado do calendário on-line. Eu uso o iCal, que fala com o Google Agenda, o iCal da minha esposa e o meu agendador de compromissos on-line, ScheduleOnce. No meu iMac, eu uso o iCal, mas os Calendários do Google importados para o iCal. No meu iPhone e tablets, eu uso Calendários 5.

Assim como eu não recomendaria fazer o sábado New York Times palavras cruzadas em caneta, eu escreveria no meu calendário de papel a lápis. Nosso calendário e nossas listas de tarefas oferecem flexibilidade. Ninguém faz tudo na sua lista de tarefas. Se você listar alguma coisa, mas ela não for concluída, encontre outro horário na sua agenda para fazer isso.

Como a instalação de sistemas pode melhorar sua produtividade

Uma grande lição que aprendi como nerd de produtividade veio de livros, como Procrastinar de propósito, Mito Ee A única coisa. Aprendi o valor e o poder da sistematização. Se levar cinco minutos para responder a um email e eu responder a 10 emails por dia, todos os dias, é melhor gastar duas horas seguidas em uma resposta por email, se eu puder sistematizá-lo. Minha ferramenta favorita para coisas assim é TextExpander. Ele permite que você crie seu próprio código de atalho e, quando você digita esse código, ele se expande para uma sequência maior de texto. Você pode criar modelos com preenchimento de lacunas, menus suspensos e similares. Existe uma curva de aprendizado, mas, de acordo com as estatísticas do usuário, economizei 40 horas de trabalho.

Melhores aplicativos para domesticar e-mails

Sua caixa de entrada de e-mail é uma lista das prioridades de outras pessoas. Dizer que não gosto de e-mail é um eufemismo. Temos muito disso. Por mais que eu não goste do telefone, do ponto de vista da eficiência de tempo, muitos dos e-mails que enviamos ou respondemos seriam mais rápidos de manusear no telefone.

Defina um horário para verificar, processar e responder ao seu email. Não faça isso pela manhã. Para seu bem, desative as notificações por email. Se o seu chefe exige que você os mantenha, pode valer a pena conversar sobre isso.

Você não deseja perder nenhum e-mail importante, portanto, configure filtros de e-mail. Os filtros de e-mail ajudam a identificar e-mails prioritários, boletins, spam e e-mails menos importantes. Não vou explicar como fazer isso aqui, mas existe um pequeno site chamado Youtube isso pode mostrar como. Pesquise filtros de e-mail e seu provedor de e-mail (Gmail / Yahoo / Outlook), e você encontrará vídeos sobre como fazer isso. Um cara chamado Steve Dotto tem uma tonelada de ótimos vídeos de tecnologia.

Outra ferramenta para lidar com email é chamada unroll.me. O aplicativo lançará todos os boletins de e-mail de inscrição em um resumo diário ou semanal. Ele também permite que você cancele a inscrição em todos os emails que não deseja mais.

A última ferramenta para email é para o Gmail. É chamado Caixa de entrada. Você pode adiar um e-mail e reaparecer na parte superior da sua caixa de entrada por hora ou local. Se perceber que recebi um e-mail importante ao qual preciso responder quando chegar ao meu escritório, suspenderemos com base na localização. Outros aplicativos também fazem isso. Portanto, se você não é usuário do Gmail, faça logon na sua loja de aplicativos e verifique se o seu provedor de e-mail possui esse recurso. É uma ajuda real para enviar malabaristas por e-mail.

Quais aplicativos compartilham, armazenam e salvam e-mails?

Dropbox facilita o armazenamento, o compartilhamento e o salvamento de arquivos, e eles lançaram um novo recurso chamado Smart Sync. Todos os seus arquivos aparecem como se estivessem no seu computador, mas na verdade eles estão vivendo na nuvem. Isso é útil quando você possui mais de dois terabytes de arquivos e trabalha em vários computadores.

Conheço pessoas que usam cinco programas gratuitos em nuvem, porque não querem pagar pelo armazenamento de arquivos. Se você pode fazer isso, mais poder para você. Mas ainda tenho que encontrar alguém com TDAH que possa acompanhar o que vai aonde.

Os aplicativos podem melhorar minha redação?

Meu filho tem seis anos. Ele é altamente talentoso e é um incrível orador. Ele não tira isso de mim. Grammarly é um plug-in da Web que ajuda na ortografia e gramática quando você digita on-line. Se você costuma confundir “então” com “então”, a Grammarly dirá a você. Se você precisar de uma vírgula ou usar uma desnecessariamente, a Grammarly também verá isso.

Aplicativos que ajudam você a permanecer na tarefa

Eu não estava pensando em escrever sobre fones de ouvido, mas, pensando em qual tecnologia dependia, decidi incluí-la. Antes de comprar meu Auscultadores com cancelamento de ruído Bose QuietComfort 35, Eu estava comprando fones de ouvido por um ano inteiro. Eu vi esses fones de ouvido com um preço de US $ 400 como um luxo, apesar de usá-los a maior parte do dia. Eu os uso para podcasting e meus grupos de treinamento on-line. Eu não sabia o quanto esses fones de ouvido eliminariam as distrações auditivas. Você conhece o ditado: "Uma vez um luxo, agora uma necessidade"? Meus fones de ouvido Bose se tornaram isso. Se eles estivessem perdidos ou quebrados, eu não pensaria duas vezes em substituí-los.

Quais aplicativos podem atualizar o cérebro do TDAH?

Dormir na hora prevista foi uma luta ao longo da vida. O problema de ir dormir tarde demais ocorre quando esse alarme dispara. Se estivermos em uma fase profunda do sono quando o alarme disparar, ficaremos grogue durante as primeiras horas do dia. Passamos o dia em uma névoa cerebral, e quando queremos relaxar à noite, nosso cérebro acorda e o ciclo continua.

Eu chamo de "Ciclo do sono com produtividade de TDAH": ficamos acordados até tarde para terminar o trabalho, por isso estamos cansados ​​e com problemas para nos concentrar no dia seguinte, por isso ficamos acordados até tarde para terminar o trabalho.

o Ciclo do sono O aplicativo nos fornece uma maneira de interromper esse padrão. O aplicativo determina a qualidade do nosso sono usando o acelerômetro dentro do seu smartphone. A função de alarme inteligente o acordará com base na sua fase de sono. Se você precisar acordar às 7 da manhã, o Sleep Cycle o acordará dentro de uma janela de 20 a 30 minutos, com base na sua fase mais leve do sono. Eu uso esse aplicativo há três anos e adoro isso.

Como posso chegar pontualmente às reuniões?

Próxima reunião para Mac OS é um pequeno widget que fica no canto superior direito da tela, perto do relógio e da barra WiFi. Permite saber quanto tempo você tem até a sua próxima reunião. Ele sincroniza com o Google Calendar e o iCal. Se a sua reunião começar em dois minutos, ele informará que sua reunião é agora, o que é muito útil. Você pode desativar as notificações no seu computador e não perder a sua próxima reunião.

Adoro tecnologia, ser produtivo e aprender coisas novas. Como uma pessoa motivada, curiosa e com espírito de crescimento, que tem TDAH e aprendeu a ver o fracasso como feedback, posso dizer o seguinte: O caminho para uma vida ótima não é fácil. Não existe um aplicativo que possa religar nossos cérebros de TDAH. Mas, se permanecermos curiosos, tivermos compaixão de nós mesmos e nos concentrarmos em um crescimento incremental, poderemos viver vidas incríveis. Pode ser difícil, mas tudo bem. Nós podemos fazer coisas difíceis.

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Complementos que melhoram o Google Chrome

Se você usa o Google Chrome, há uma loja de aplicativos que possui muitos widgets, aplicativos e extensões úteis. Aqui está o que os ouvintes do meu podcast (ADHD reWired) dizem que usam:

Gerenciadores de senhas

• 1Password
• Última passagem

Redação / gramática / comunicação

• Bumerangue e Calendário Boomerang. Dois plug-ins do Gmail que rastreiam e agendam reuniões em seu e-mail.
• Grammarly (Veja acima).
• Snap & Read Universal. Leitor de texto que simplifica o vocabulário, traduz texto, lê texto inacessível.

Reduzindo distrações / aumentando o foco

• Momentum. Uma tela inicial que pergunta: "Qual é o seu principal objetivo para o dia?" Se você responder, lembrará esse objetivo sempre que abrir uma nova guia.
• Bloqueador de feed de notícias do Facebook
• AdBlock
• Origem do uBlock. Quando sua Internet está lenta, isso libera a largura de banda que os anúncios ocupam.

Gerenciando muitas guias abertas

Existem muitas ótimas extensões do Chrome para esse problema comum de TDAH:

• OneTab. Livre-se de guias extras.
• Session Buddy. 100 guias do navegador? Eles são história!
• O Grande Suspender. Descarrega as guias do navegador para que eles não consumam muita memória. Um simples clique do mouse recarrega a página.
• Toby. Uma extensão de gerenciamento de guias.

Leitura sem distrações

• CleanPrint. Permite imprimir uma versão somente texto de um artigo online. Sem imagens. Sem anúncios.

Acompanhar o seu trabalho

• BackStop. Desativa o botão backspace de ativar o navegador para ir para uma página anterior. Se você perdeu o trabalho de preencher um formulário on-line porque o backspace fez você voltar, essa é uma grande extensão.
• Pomodoro Timer
• Assistente Pomodoro

Organização de artigos e sites para mais tarde

• Bolso. Salva páginas da Web.
• Evernote. Facilita a captura e o salvamento de artigos de páginas da Web.

Como tornar suas tarefas mais claras e mais gerenciáveis

Veja a sua lista de tarefas. Encontre as tarefas que você anotou como substantivos e adicione verbos a elas. Por exemplo, se você escreveu "médico" em sua lista, qual é a tarefa real implícita? Você precisa ligar para o seu médico? Você precisa encontrar um médico? Minha tarefa dizia: “Ligue para o Dr. Goldberg, no número 555-555-5555, para agendar um exame físico anual e perguntar se preciso de um laboratório. Depois que minha consulta for agendada, agende laboratórios. Eu sou tão específico. Tente. Você pode achar que o aplicativo não foi o problema. É que, quando você vê "médico" na sua lista, não sabe qual deve ser o seu primeiro passo.

[As ferramentas de organização que você não deve viver sem]

Atualizado em 18 de outubro de 2019