Arquivos não funcionam para pessoas com TDAH: ajuda para empilhadeiras

O papel é um hábito difícil de quebrar

A nossa sociedade é baseada no papel.

A dependência de papel começa com certidões de nascimento e cartões da Previdência Social. Em pouco tempo, as crianças se tornam produtores de papel. De preciosos perus com impressões de mãos a boletins, eles trazem para casa tanto papel que é de partir o coração descartar. Alguns você guarda como lembrança; alguns você guarda por um tempo para lembrá-lo de um item de ação - como uma viagem de campo ou projeto que está por vir.

Quando eu percebi que nunca seria sem papel, Mudei meu objetivo de eliminar todo o papel para ter menos papel.

Como a pilha de papel começa

A maioria das pessoas processa papel de duas maneiras. Pilhas de papel geralmente são as primeiras. Tudo começa com uma pequena pilha de correspondência no balcão da cozinha. Itens que você precisa reconciliar ou pagar. Você não arquiva esses itens porque eles precisam de ação, então você os deixa à vista.

Apenas as coisas não são feitas e eles reúnem amigos de papel. Papéis a serem preenchidos, descontos a serem enviados, cupons para usar e correspondência para ler. O último papel a empilhar é o

listas de tarefas, lembretes para você mesmo e notas rabiscadas em envelopes para que você "não se esqueça". Todos nós temos essas pilhas. Nós os deixamos ir até que não aguentamos mais. Então, sentamos e processamos o máximo que podemos até que as coisas estejam mais administráveis ​​novamente.

[Guia gratuito para TDAH: como arrumar sua casa como um profissional]

A segunda maneira de gerenciar o papel é arquivá-lo. Conheci apenas algumas pessoas que usam e mantêm um sistema de arquivamento doméstico de maneira eficaz. O resto de nós está condenado. Para mim, uma vez que o papel é arquivado, ele é esquecido. Arquivamos papéis porque os temos e tememos que algum dia precisaremos deles. Na maioria dos casos, não.

Como organizar a papelada

Etapa 1: reconhecer que você precisa de papéis ativos (pilhas) e de referência (arquivo)

O papel veio para ficar, mas nem todo papel é criado da mesma forma. Compreender a diferença entre o papel ativo e o papel de referência tornará o gerenciamento mais fácil.

[Leia isto a seguir: Devo apenas eliminar todo este papel?]

Etapa 2: crie fichários de papel de referência

Uma vez que 85 por cento do conteúdo em nossos arquivos poderia ser triturada ou reciclada, vamos começar por aí. Examine de cinco a dez arquivos todas as noites e descarte o máximo possível.

O papel de referência é o mais fácil de processar porque a ação que precisava ser executada já foi realizada. Você comprou a torradeira, este é o manual. Você trocou o óleo do carro, este é o recibo. Você levou seu cachorro ao veterinário, essa é a conta.

Quase todo o seu papel de referência pode ser picado ou reciclado. Na categoria de papel de referência, você pode chegar perto do papel sem papel, se quiser. Depois, você pode digitalizar o que sobrou ou fazer pastas.

Depois de selecionar o máximo que posso, coloco o papel que sobrou nas pastas. Os fichários são fáceis de atualizar, fáceis de compartilhar com um cônjuge ou babá e fáceis de levar ao médico, advogado, reunião da escola ou com você em uma evacuação. Portabilidade e facilidade de uso são fundamentais. No entanto, se você e sua família são bons em manter e recuperar arquivos digitais, talvez queira digitalizar os papéis que sobraram.

Etapa 3: Criar um ativo sistema de gerenciamento de papel para as pilhas do balcão da sua cozinha

Em vez de esperar que você conclua as tarefas da pilha e elimine a pilha, aceite os lembretes físicos de tarefas de rotina.

A chave para fazer um sistema de gerenciamento de papel ativo funcionar é reservar um dia e uma hora específicos para trabalhar o seu papel. Faça sua classificação no mesmo dia da semana e adie as tarefas que você não pode concluir até a próxima sessão.

Assim como a lavanderia, a louça e a limpeza da casa, sua pilha de papel ativa precisa ser gerenciada a cada semana. Um sistema de gerenciamento de papel semanal (e separar seus arquivos em algumas pastas selecionadas) reduzirá sua ansiedade com o papel e aliviará sua carga.

Como organizar a papelada: próximas etapas

• Ler:Como superar sua desordem de papel
• Baixar:22 Estratégias de eliminação de desordem
• Caro Coach Organizador:Como posso manter o controle de todas essas pilhas?

Lisa Woodruff é a fundadora e CEO da Organize 365. Ela é professora, organizadora profissional, podcaster, palestrante motivacional e especialista em produtividade. O novo livro de Lisa é A solução em papel.(#CommissionsEarned)

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Atualizado em 19 de outubro de 2020